Datenschutzerklärung

der
FB Immobilien GmbH
Am Felsenkeller 31
36100 Petersberg
Deutschland

Telefon: +49 1590 675 44 55
E-Mail: office@fbimmobilien.net
Web: www.fbimmobilien.net

Datenschutzinformation nach Art. 13 und 14 DSGVO für Website und Geschäftsbetrieb

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Vorschriften ist:

FB Immobilien GmbH
Am Felsenkeller 31 · 36100 Petersberg · Deutschland
Telefon: +49 1590 675 44 55 · E-Mail: office@fbimmobilien.net
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Katharina Fey-Becker und Felix Becker

Diese Datenschutzinformation gilt für die Nutzung unserer Website sowie für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit, insbesondere als Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter. Sie richtet sich unter anderem an Websitebesucher, Interessenten, Kauf- und Mietinteressenten, Eigentümer, Verkäufer, Vermieter, Käufer, Mieter, Bewohner, Bevollmächtigte, Dienstleister, Geschäftspartner und sonstige Kontaktpersonen.

Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge gesonderte Datenschutzinformationen bereitgestellt werden, gehen diese spezielleren Hinweise den nachfolgenden allgemeinen Regelungen vor.

2. Begriffe und Grundsätze der Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, zweckgebunden, transparent und auf das erforderliche Maß beschränkt. Wir achten auf sachliche Richtigkeit, angemessene Speicherdauer sowie auf Vertraulichkeit und Integrität der Daten.

Eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten besteht nur, soweit dies gesetzlich oder vertraglich vorgesehen oder für den Abschluss beziehungsweise die Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann eine Anfrage, Besichtigung, Vermittlung, Vermietung, Verwaltung oder sonstige Leistung gegebenenfalls nicht durchgeführt werden.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten – abhängig vom jeweiligen Sachverhalt – insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO bei einer freiwillig erteilten Einwilligung; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Anbahnung, Vermittlung, Begründung oder Erfüllung eines Vertrags sowie zur Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen.
Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels-, steuer-, gewerbe-, miet-, wohnungseigentums- und geldwäscherechtlicher Vorgaben.
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter, insbesondere an einer effizienten Geschäftsanbahnung und -abwicklung, der Sicherheit unserer Systeme, der Dokumentation, der Rechtsverteidigung, der Qualitätssicherung sowie einer professionellen Markt- und Objektvermarktung, sofern nicht überwiegende Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.
Art. 9 Abs. 2 DSGVO nur, sofern ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und hierfür eine besondere Rechtsgrundlage besteht. Solche Daten werden grundsätzlich nicht für Vermarktungs- oder KI-Zwecke verwendet.

Soweit Technologien Informationen in Ihrem Endgerät speichern oder auf dort gespeicherte Informationen zugreifen, richtet sich die Zulässigkeit zusätzlich nach § 25 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

4. Herkunft und Kategorien personenbezogener Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten regelmäßig unmittelbar von der betroffenen Person. Daneben können Daten aus zulässigen anderen Quellen stammen, insbesondere von Auftraggebern, Eigentümern, Vermietern, Verkäufern, Käufern, Mietern, Bevollmächtigten, Hausverwaltungen, Behörden, Gerichten, Notariaten, Rechtsanwälten, Kreditinstituten, Versicherungen, Versorgungsunternehmen, Handwerks- und Messdienstunternehmen, Immobilienportalen, öffentlich zugänglichen Registern und Verzeichnissen sowie aus allgemein zugänglichen Quellen.

Je nach Anlass können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

Stamm- und Kontaktdaten, etwa Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
Vertrags-, Objekt-, Grundstücks-, Gebäude-, Wohnungs-, Miet- und Verwaltungsdaten;
Kommunikations-, Termin-, Beratungs- und Dokumentationsdaten;
Identitäts- und Legitimationsdaten, soweit gesetzlich erforderlich;
Zahlungs-, Abrechnungs-, Bank-, Forderungs- und Buchungsdaten;
Daten zur Bonität und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, soweit im jeweiligen Verfahrensstadium erforderlich und zulässig;
Verbrauchs-, Zähler-, Schadens-, Mängel-, Versicherungs- und Instandhaltungsdaten;
Foto-, Video-, Audio-, Grundriss-, Plan- und sonstige Mediendaten;
technische Nutzungs-, Geräte-, Protokoll- und Kommunikationsmetadaten.

5. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Eine Übermittlung an externe Empfänger erfolgt nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht und die Weitergabe für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

Eigentümer, Vermieter, Verkäufer, Käufer, Miet- oder Kaufinteressenten und sonstige am Geschäft beteiligte Personen, soweit dies für Nachweis, Vermittlung, Vertragsschluss oder Vertragsdurchführung erforderlich ist;
Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Gerichte, Behörden, Grundbuch-, Kataster- und Bauämter sowie sonstige öffentliche Stellen;
Kreditinstitute, Finanzierungsvermittler, Versicherer, Versorgungs-, Mess- und Abrechnungsunternehmen;
Handwerker, Hausmeister, Sachverständige, Energieberater, Fotografen, Medien- und Marketingdienstleister sowie sonstige mit der Immobilie befasste Dienstleister;
Immobilienportale, IT-, Hosting-, Cloud-, Kommunikations-, Archivierungs- und Softwareanbieter;
Wirtschaftsprüfer, Inkassodienstleister und sonstige Stellen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingesetzt. Soweit mehrere Stellen gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, werden die Verantwortlichkeiten nach Art. 26 DSGVO geregelt.

6. Drittlandübermittlungen

Einige von uns eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragsverarbeiter können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme. Soweit erforderlich, werden zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen berücksichtigt.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Dokumentationsinteressen oder Erfordernisse der Rechtsverfolgung beziehungsweise Rechtsverteidigung entgegenstehen.

Bei Vertrags- und Geschäftsdaten richtet sich die Speicherdauer insbesondere nach handels-, steuer-, geldwäsche- und zivilrechtlichen Vorgaben. Daten von nicht berücksichtigten Mietinteressenten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Auswahlentscheidung nicht mehr benötigt werden; zur Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz können sie in erforderlichem Umfang regelmäßig bis zu sechs Monate aufbewahrt werden. Eine längere Speicherung in einem Interessentenpool erfolgt nur auf gesonderter Rechtsgrundlage, regelmäßig aufgrund einer freiwilligen Einwilligung.

Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz werden entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Daten, die ausschließlich für eine konkrete Prüfung oder Entscheidungsfindung erhoben wurden, werden gelöscht, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind.

8. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
Löschung nach Art. 17 DSGVO;
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO nach Art. 21 DSGVO;
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Für uns ist grundsätzlich der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7 · 65185 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0 · E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

9. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Besonderer Hinweis

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprochen werden.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Maßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art, des Umfangs, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken regelmäßig überprüft und angepasst.

Unsere Website nutzt eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Dennoch kann eine Datenübertragung über das Internet, insbesondere per unverschlüsselter E-Mail, Sicherheitsrisiken aufweisen. Für besonders vertrauliche Inhalte stellen wir auf Anfrage einen geeigneten Übermittlungsweg bereit.

11. Hosting und Server-Protokolle

11.1 Externes Hosting

Unsere Website wird bei One.com Group AB, Carlsgatan 3, 211 20 Malmö, Schweden, gehostet. Im Rahmen des Hostings können insbesondere IP-Adressen, Server-Logdaten, Kommunikations- und Formulardaten sowie weitere technisch erforderliche Daten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit das Hosting der Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen dient, sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

11.2 Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Hostinganbieter automatisch technische Informationen, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Hostname sowie übertragene Datenmenge. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Logdaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern eine längere Aufbewahrung nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls notwendig ist.

12. Cookies, Endgerätezugriffe und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch erforderliche Technologien werden eingesetzt, soweit sie für die Bereitstellung einer ausdrücklich gewünschten Funktion oder für die Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz unbedingt erforderlich sind. Rechtsgrundlage für den Endgerätezugriff ist insoweit § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Nicht technisch erforderliche Technologien, insbesondere für externe Medien, Reichweitenmessung oder Marketing, werden nur nach vorheriger Einwilligung eingesetzt. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über die auf der Website bereitgestellten Datenschutzeinstellungen mit Wirkung für die Zukunft geändert oder widerrufen werden.

12.1 Borlabs Cookie

Wir verwenden Borlabs Cookie, einen Dienst der Borlabs GmbH, Rübenkamp 32, 22305 Hamburg, um Einwilligungen zu verwalten und nachzuweisen. Dabei werden insbesondere die gewählten Einwilligungseinstellungen, Zeitpunkt, Einwilligungs-ID, Browser- und Geräteinformationen sowie die IP-Adresse in technisch erforderlichem Umfang verarbeitet. Das Einwilligungsprotokoll dient der Erfüllung unserer rechtlichen Nachweis- und Rechenschaftspflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TDDDG.

13. Reichweitenmessung mit WP Statistics

Wir verwenden WP Statistics des Anbieters VeronaLabs OÜ, Tornimäe 5, 10145 Tallinn, Estland, zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Das System wird lokal auf unserem Webserver betrieben. Erfasst werden können insbesondere aufgerufene Seiten, Referrer, Browser- und Gerätetyp, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit sowie gekürzte beziehungsweise anonymisierte IP-Informationen.

Wir konfigurieren WP Statistics datensparsam, insbesondere mit IP-Anonymisierung und ohne den Einsatz nicht erforderlicher Tracking-Cookies. Soweit die konkrete Konfiguration keinen zustimmungsbedürftigen Endgerätezugriff beinhaltet, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der anonymisierten beziehungsweise pseudonymisierten Analyse und Verbesserung unseres Online-Angebots. Sollte eine Funktion eingesetzt werden, die eine Einwilligung erfordert, wird sie erst nach Zustimmung auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO aktiviert.

14. Kontaktaufnahme

14.1 Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten einschließlich der Kontaktdaten und des Inhalts Ihrer Anfrage zur Bearbeitung und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. In sonstigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten und effizienten Kommunikation; soweit ausdrücklich eingeholt, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Anfragedaten werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweisinteressen oder laufenden Vertragsbeziehungen entgegenstehen.

14.2 WhatsApp

Wir bieten eine freiwillige Kontaktaufnahme über WhatsApp an. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Bei der Nutzung werden insbesondere Telefonnummer, Profil- und Kommunikationsdaten sowie technische Metadaten verarbeitet. WhatsApp kann Daten innerhalb der Unternehmensgruppe und unter Einbeziehung von Dienstleistern verarbeiten; dabei sind Drittlandübermittlungen möglich.

Die Kommunikation über WhatsApp erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit sie der Vertragsanbahnung oder -durchführung dient, im Übrigen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer zeitgemäßen und effizienten Kommunikation. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können uns jederzeit alternativ per E-Mail, Telefon oder Post kontaktieren. Besonders vertrauliche Unterlagen sollen nicht über WhatsApp übersandt werden.

15. Externe Links und eingebettete Inhalte

15.1 Allgemeine Hinweise

Unsere Website kann Links zu externen Angeboten enthalten. Bei einem bloßen Link werden regelmäßig erst dann Daten an den externen Anbieter übermittelt, wenn Sie den Link aufrufen. Für die Datenverarbeitung auf der Zielseite ist grundsätzlich deren Betreiber verantwortlich.

15.2 Immobilienportale und Google-Unternehmensprofil

Wir verlinken insbesondere auf Immobilienangebote bei immowelt sowie auf unser Google-Unternehmensprofil und Bewertungsmöglichkeiten. Beim Aufruf gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Soweit Inhalte oder Widgets unmittelbar in unsere Website eingebettet werden und hierbei ein zustimmungsbedürftiger Zugriff auf Ihr Endgerät oder eine Übermittlung an den Anbieter erfolgt, werden diese Inhalte erst nach Ihrer Einwilligung geladen.

15.3 YouTube und Vimeo

Soweit auf einzelnen Seiten Videos von YouTube oder Vimeo eingebunden sind, werden diese grundsätzlich erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Anbieter von YouTube ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Anbieter von Vimeo ist Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, NY 10001, USA. Beim Aktivieren können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Nutzungsdaten sowie Informationen über die aufgerufene Seite an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Sind Sie dort angemeldet, kann der Aufruf Ihrem Konto zugeordnet werden. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

16. Social-Media-Auftritte

Wir unterhalten Unternehmensprofile bei Instagram und XING. Wenn Sie unsere Profile besuchen, verarbeitet der jeweilige Plattformanbieter personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit. Dies kann auch dann erfolgen, wenn Sie nicht angemeldet sind. Die Plattformanbieter können Nutzungsprofile erstellen und Daten zu Werbe- und Analysezwecken verwenden.

Soweit wir über die Plattformen Nachrichten, Kommentare oder sonstige Interaktionen bearbeiten, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten zur Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit und Geschäftsanbahnung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Bei statistischen Auswertungen, die uns der Plattformbetreiber in aggregierter Form bereitstellt, kann im gesetzlich bestimmten Umfang eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO bestehen.

16.1 Instagram

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Drittlandübermittlungen innerhalb der Meta-Unternehmensgruppe oder an Dienstleister können nicht ausgeschlossen werden.

16.2 XING

Anbieter ist New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland.

17. Datenverarbeitung im Maklergeschäft

Im Rahmen von Immobilienverkauf und -vermietung verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Akquise, Beratung, Bewertung, Objektaufnahme, Vermarktung, Durchführung von Besichtigungen, Prüfung und Zuordnung von Interessenten, Kommunikation zwischen den Beteiligten, Vorbereitung und Begleitung von Verträgen sowie zur Dokumentation unserer Nachweis- und Vermittlungstätigkeit.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für berechtigte Interessen an professioneller Vermarktung, Nachweisführung, Qualitätssicherung und Rechtsverteidigung.

Objekt- und Interessentendaten können an Auftraggeber und andere am beabsichtigten Geschäft beteiligte Personen übermittelt werden, soweit dies erforderlich ist. Eine Weitergabe vollständiger Kontakt-, Identitäts-, Bonitäts- oder Vertragsunterlagen erfolgt nicht pauschal, sondern nur im jeweils erforderlichen Umfang und Verfahrensstadium.

18. Mietinteressenten und Bonitätsunterlagen

Bei der Vermietung von Wohnraum erheben wir personenbezogene Daten stufenweise und nur in dem Umfang, der im jeweiligen Verfahrensstadium erforderlich ist. Für eine erste Besichtigungsorganisation genügen grundsätzlich Identifikations- und Kontaktdaten. Angaben zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit und entsprechende Nachweise werden erst erhoben, wenn ein konkretes Anmietungsinteresse besteht beziehungsweise eine Person für den Vertragsabschluss ausgewählt wurde.

Ausweisdokumente werden grundsätzlich nur eingesehen, soweit dies zur Identitätsprüfung erforderlich und rechtlich zulässig ist; Kopien werden nur angefertigt, wenn eine besondere gesetzliche Grundlage besteht. Einkommens- und Bonitätsnachweise sollen nicht erforderliche Angaben geschwärzt enthalten. Eine automatisierte Auswahl oder alleinige Entscheidung auf Grundlage eines Scores findet durch uns nicht statt.

Rechtsgrundlagen sind abhängig vom Verfahrensstadium Art. 6 Abs. 1 Buchst. f und b DSGVO. Daten nicht berücksichtigter Mietinteressenten werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht, soweit keine begrenzte Aufbewahrung zur Rechtsverteidigung erforderlich ist oder eine gesonderte Einwilligung in einen Interessentenpool vorliegt.

19. Geldwäscheprävention

Als Immobilienmakler unterliegen wir gesetzlichen Pflichten nach dem Geldwäschegesetz. Soweit ein gesetzlich relevanter Sachverhalt vorliegt, verarbeiten wir Identitäts-, Legitimations-, Vertretungs-, Beteiligungs- und wirtschaftlich-berechtigtenbezogene Daten, Angaben zum Zweck und zur Art der Geschäftsbeziehung sowie gegebenenfalls weitere gesetzlich erforderliche Informationen. Hierzu können auch die Einsichtnahme in Ausweisdokumente, die Anfertigung gesetzlich zulässiger Kopien und Abgleiche mit einschlägigen Listen gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften des Geldwäschegesetzes. Gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt, soweit keine andere gesetzliche Bestimmung eine längere Frist vorsieht.

20. Datenverarbeitung in der Wohnimmobilienverwaltung

Im Rahmen der Haus- und Mietverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere zur Durchführung und Abrechnung von Miet- und Verwaltungsverhältnissen, zur Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Bewohnern und Dienstleistern, zur Organisation von Instandhaltung und Reparaturen, zur Bearbeitung von Schäden und Versicherungsfällen, zur Verbrauchserfassung und Betriebskostenabrechnung, zum Forderungsmanagement sowie zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten.

Hierbei können Daten an Eigentümer, Versicherer, Versorgungs- und Messdienstunternehmen, Handwerksbetriebe, Hausmeister, Sachverständige, Abrechnungsdienstleister, Rechtsanwälte, Behörden oder sonstige erforderliche Stellen übermittelt werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, wenn dies ausnahmsweise erforderlich und rechtlich zulässig ist, etwa zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

21. Foto-, Video-, Drohnen- und Vermarktungsaufnahmen

Für die professionelle Vermarktung von Immobilien können Fotografien, Videos, virtuelle Rundgänge, Grundrisse und Drohnenaufnahmen erstellt und veröffentlicht werden. Dabei achten wir darauf, Personen, private Unterlagen, Kennzeichen, Namensschilder, Familienfotos, sicherheitsrelevante Einrichtungen und sonstige identifizierende oder besonders private Inhalte möglichst nicht zu erfassen beziehungsweise vor einer Veröffentlichung zu entfernen, zu verpixeln oder anderweitig unkenntlich zu machen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Aufnahmen zur Erfüllung eines Vermarktungsauftrags erforderlich sind, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer hochwertigen Objektpräsentation. Soweit Personen erkennbar abgebildet werden oder Aufnahmen über den konkreten Vermarktungszweck hinaus verwendet werden, holen wir – soweit erforderlich – eine Einwilligung ein.

22. Cloud-, Dokumenten- und Kollaborationsdienste

Für Dokumentenablage, Zusammenarbeit und interne Organisation können wir Dienste von Microsoft, insbesondere Microsoft 365 und OneDrive, einsetzen. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Dabei können Stamm-, Kontakt-, Kommunikations-, Dokumenten-, Vertrags- und Metadaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragsdurchführung dient, sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Büroorganisation. Soweit Microsoft als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt der Einsatz auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Drittlandübermittlungen können unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfolgen.

23. Einsatz von KI-Systemen und OpenAI-Diensten

23.1 Zwecke des Einsatzes

Wir setzen unterstützend Systeme der künstlichen Intelligenz ein, insbesondere Dienste von OpenAI. Der Einsatz dient der Verbesserung und Beschleunigung interner Arbeitsabläufe, der Strukturierung und sprachlichen Überarbeitung von Inhalten, der Erstellung von Entwürfen, der Unterstützung bei Markt- und Objektanalysen, der Entwicklung von Vermarktungsstrategien, der zielgruppengerechten Aufbereitung von Objektinformationen sowie der Erstellung und Optimierung von Exposé-, Anzeigen- und Kommunikationstexten.

KI-Systeme werden als Hilfsmittel eingesetzt. Ergebnisse werden vor einer geschäftlichen Verwendung fachlich geprüft und erforderlichenfalls korrigiert. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über den Abschluss oder die Ablehnung eines Miet-, Kauf-, Makler- oder Verwaltungsverhältnisses statt.

23.2 Datenminimierung und ausgeschlossene Daten

Wir übermitteln an KI-Systeme grundsätzlich nur diejenigen Informationen, die für den konkreten Zweck erforderlich sind. Daten werden, soweit möglich, anonymisiert, pseudonymisiert, gekürzt oder verallgemeinert. Für Markt- und Vermarktungszwecke können insbesondere sachliche Objektdaten wie Lage auf Gebiets- oder Ortsteilebene, Objektart, Flächen, Baujahr, Zustand, Ausstattung, Energie- und Modernisierungsmerkmale, Miet- oder Kaufpreisparameter und vergleichbare Marktinformationen verarbeitet werden.

Nicht für KI-Zwecke vorgesehen sind insbesondere Ausweis- und Legitimationskopien, Bank- und Zahlungsdaten, vollständige Vertrags- oder Bewerbungsunterlagen, SCHUFA- und sonstige Bonitätsauskünfte, Einkommensnachweise, Gesundheitsdaten, Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, Daten über strafrechtliche Verurteilungen, Zugangsdaten, vertrauliche Rechts- oder Versicherungsakten sowie sonstige Informationen, deren Offenlegung für den Zweck nicht erforderlich ist. Namen, Kontaktdaten und genaue Objektadressen werden nur verarbeitet, wenn dies ausnahmsweise erforderlich, rechtlich zulässig und mit geeigneten Schutzmaßnahmen abgesichert ist.

23.3 Anbieter, Rollen und Rechtsgrundlagen

Für personenbezogene Daten setzen wir ausschließlich für den geschäftlichen Einsatz freigegebene OpenAI-Dienste ein, insbesondere ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise oder die OpenAI-API, für die vertragliche Datenschutzregelungen einschließlich eines Auftragsverarbeitungsvertrags gelten. Vertragspartner für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum ist nach den jeweils geltenden Vertragsbedingungen OpenAI Ireland Ltd. OpenAI verarbeitet eingegebene Daten in diesem Rahmen als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen, soweit im Einzelfall nicht eine eigenständige Verantwortlichkeit gesetzlich oder vertraglich vorgesehen ist.

Rechtsgrundlage für die Eingabe und Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die KI-Unterstützung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer effizienten, qualitativ hochwertigen, zeitgemäßen und fachlich kontrollierten Bearbeitung, Marktanalyse und Immobilienvermarktung. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

23.4 Training, Speicherung und Drittlandübermittlung

Nach den für die geschäftlichen OpenAI-Dienste geltenden vertraglichen Zusagen werden Eingaben und Ausgaben nicht standardmäßig zum Training der allgemeinen Modelle verwendet. OpenAI kann Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Eine Verarbeitung kann auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit hierfür kein Angemessenheitsbeschluss besteht, werden geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, zugrunde gelegt.

Eingaben und Ausgaben werden in unserem OpenAI-Arbeitsbereich nur so lange vorgehalten, wie dies für Bearbeitung, Qualitätssicherung, Dokumentation oder Rechtsverteidigung erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Verläufe und Dateien werden gelöscht. Ergänzend gelten die vertraglich und technisch vorgesehenen Aufbewahrungs- und Löschmechanismen des jeweils eingesetzten OpenAI-Dienstes.

23.5 Keine automatisierte Letztentscheidung

KI-generierte Bewertungen, Texte oder Empfehlungen werden nicht ungeprüft übernommen. Insbesondere werden Entscheidungen über Miet- oder Kaufinteressenten, Vertragsabschlüsse, Bonität, rechtliche Schritte oder sonstige Maßnahmen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nicht allein durch ein KI-System getroffen. Art. 22 DSGVO findet daher auf die beschriebenen Verarbeitungen grundsätzlich keine Anwendung.

24. Direktwerbung und Interessenteninformationen

Soweit rechtlich zulässig, können wir Bestandskunden oder Interessenten über passende Immobilienangebote und eigene Dienstleistungen informieren. Elektronische Werbung erfolgt nur unter Beachtung der datenschutz- und wettbewerbsrechtlichen Anforderungen, insbesondere aufgrund einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Erlaubnis. Einer Verwendung zu Direktwerbezwecken kann jederzeit widersprochen werden.

25. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Wir treffen grundsätzlich keine Entscheidungen, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen und ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen. Sollte in Zukunft ein solcher Vorgang eingeführt werden, informieren wir die betroffenen Personen vorab gesondert über die Rechtsgrundlage, die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen sowie über die gesetzlich vorgesehenen Rechte.

26. Aktualisierung dieser Datenschutzinformation

Wir passen diese Datenschutzinformation an, wenn sich unsere Verarbeitungstätigkeiten, eingesetzte Dienste oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

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Kompetenz. Haltung. Vertrauen.

Stand: 10. Juli 2026

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